各位专业负责人、各位同学：

请统计本专业同学档案转移的信息，具体资料已经发到群邮件（见2011级硕士群、2012级硕士群、生科院博士生的群邮件），请同学们下载查收，认真填写完毕后发给专业负责人，专业负责人在6月16日中午12点前统计完全把信息表打包发送到skyygb115@163.com ，邮件主题：“专业+档案信息”，望同学们互相转告。

                                                                研工办

                                                                6月11日

附件：

关于做好2014届毕业研究生档案整理工作的通知

各学院：

我校将于七月上旬开展2014届毕业研究生的档案整理工作，鉴于学生档案是学生历史记录的重要载体，关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节，请各学院充分重视该项工作，提前做好如下工作：

一、整理档案对象：

2014届毕业研究生

二、准备各类归档材料

请各学院提前准备好2014届毕业生研究生归档材料，主要包括以下几种：

三、档案整理流程

（一）档案整理前期工作安排

说明：

1．机要信封封面交寄信息按照“附件1”的模板打印并粘贴牢固，信封上的学生信息按“附件2”样表格式填写。

2．暂缓就业类学生不需填写《研究生档案转递存根》。

3.《2014年毕业研究生档案信息表》（附件3）务必分类（分类名称见表格下方填表说明）填写全部2014届毕业生的档案去向信息。表格报送后人员名单如有改变请及时联系管理办。

4．《机要交寄单》（附件4）仅填写正常寄出档案的学生交寄信息，暂缓就业、留华师工作和华师读博的学生档案不需要填写。

5.《2014年毕业研究生档案信息表》中的档案编号为学院自行编号，编号规则见表格下方填表说明。号码一旦编定需与机要交寄单号码、档案转递存根号、机要信封编号三者保持一致。

6．《毕业研究生登记表》每生一式两份分开整理打包，同时须按照《2014届〈毕业生登记表〉汇总表》（附件5）名单上的顺序一一对应排列。

（二）学生材料归档流程

        2014届毕业研究生所需归档材料由各学院带往管理办后，按照下列流程进行归档：

分类整理说明：

1.正常寄出：如正常毕业就业、考博、博士后等情况。

档案封袋（用密封条、密封章）→《研究生档案转递存根》的通知单及回执与档案袋一起装入机要信封并封口（不需用密封条）加密封章→列名单→交回管理办。

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